همه ما روزانه ۲۴ ساعت زمان داریم، اما چرا به نظر می رسد برخی افراد می توانند روزانه بیشتر از وقتشان استفاده کنند؟ شما هم اینطور فکر می کنید؟ آنها قدرت به تأخیر انداختن زمان را ندارند. با این حال، می دانند که چگونه زمان خود را به درستی مدیریت کنند. می خواهید بدانید که چگونه می توانید به همان خوبی استاد مدیریت زمان شوید؟ با استفاده از این ۶ نکته ی فوق العاده قدرتمند، شروع کنید:

۱- زمانتان را بازبینی کنید

اولین گام در مدیریت زمان جایی است که به آنچه واقعا انجام می دهید پی ببرید. ممکن است فکر کنید برای ارسال ایمیل فقط ۳۰ دقیقه کافی است، اما در حقیقت این کار یک ساعت از روزتان را به خود اختصاص می دهد.

۲- برای هر کاری وقت محدودی قرار دهید

من متوجه شده ام زمانی که وقت محدودی را برای انجام کاری در نظر گرفته ام مانع اتلاف وقت و به تعویق انداختن کارها می شود. به عنوان مثال، اگر بخواهم مقالهای برای وبلاگم بنویسم، زمانی که برای خود تعیین می کنم ۲ ساعت است؛ بنابراین اگر ساعت ۸ صبح شروع به کار کردم، سعی می کنم تا ساعت ۱۰ آن را تمام کنم. به نوعی، شبیه بازی است.

از آنجایی که بین کارها و فعالیت هایم فاصله ای قرار داده ام، اگر کارم در زمان مشخص شده تمام نشود، می توانم بدون صرف غذا کارم را تمام کنم به جای اینکه وقتم را صرف کار دیگری کنم.

۳-کارهایتان را لیست کنید و حتما انجام دهید

حتما اپلیکیشن To do list را دانلود و بر روی گوشی تان نصب کنید. “تمام اهداف و پروژه ها از قسمت های کوچکتر تشکیل شده اند که باید برای رسیدن به هدف انجام شوند یا پروژه را کامل کنند” ویلیام لیپوفسکی پیشنهاد می کند که لیست هایی را برای هر هدف و پروژه تنظیم کنید که شامل همه مراحل قابل اندازه گیری است که لازم است کامل شوند. یعنی خیلی راحت آنها را روی کاغذ یا در اپلیکیشن گوشی بنویسید. مثلا امروز باید:

• دوم ماشینم را به تعمیرگاه ببرم
• سوم ….

“این کار به غیر از حفظ تمرکز، باعث ایجاد انگیزه می شود تا بتوانید آنچه را که قبلا انجام داده اید و همچنین کارهای باقی مانده را ببینید.”

ممکن است در زمان انجام کار وقفه ای ایجاد شود که شما را از انجام کارتان باز دارد. ویلیام توصیه می کند که “هنگامی که قادر به انجام کارتان هستید، همیشه به کارتان برگردید و آنرا کامل کنید. ممکن است مجبور باشید انجام برخی از کارهایتان را محدود کنید تا روی کاری که در حال انجام هستید تمرکز کنید. “

۴- قبل از انجام کار برنامه ریزی کنید

از بدترین حالتهای ممکن این است که صبح وقتی بیدار می شوید برنامهای نداشته باشید. به جای تمرکز بر روی آنچه که باید انجام دهید، بی هدف به سر می برید وسرگرم مسائل بی اهمیت می شوید. به همین دلیل باید همیشه طرحی داشته باشید، البته با استفاده از یکی از این گزینه ها؛

• شب قبل: قبل از روانه شدن به سوی کار روزانه حداقل ۱۵ دقیقه وقت خود را برای کارتان صرف کنید تا بتوانید لیستی از مهمترین کارها را برای فردا تهیه کنید.
• اولین کار در صبح: صبح ۳ یا ۴ مورد از مهمترین و فوری ترین کارهایی که باید امروز آماده شوند را یادداشت کنید زیرا صبح زمانی است که بیشترین کارآیی را دارید.

۵- محول کردن و برونسپاری را یاد بگیرید

محول کردن کار و برون سپاری می تواند کمی مشکل ساز باشد. برای بعضی سخت است که اجازه دهند شخص دیگری کاری را که خود عادت به انجامش داشتند انجام دهند. آنها وقت کافی برای آموزش به دیگران ندارند تا کارهای خاصی را انجام دهند.

محول کردن و برونسپاری برخی کارها می تواند در وقت صرفه جویی کند، زیرا بار کارتان را کاهش می دهد. به این معنی که شما زمان بیشتری را صرف مهمترین کارتان می کنید و کار کمتری انجام می دهید یا مسئولیت های خود را به اعضای تیمی که واجد شرایط هستند بسپارید یا یک شخص با تجربه استخدام کنید؛ و اگر تصمیم دارید در خانه آموزش دهید، ارزش سرمایه گذاری اولیه را دارد.

۶- صبح تان را صرف مدیریت زمان کنید

مارک تواین گفت: “اگر کارتان خوردن یک قورباغه باشد، بهترین است این کار را در صبح انجام دهید. اگر کارتان خوردن دو قورباغه باشد بهتر است ابتدا قورباغه بزرگتر را بخورید.” نکته ای که تواین به آن اشاره کرد این است که باید بزرگترین و پرچالش ترین کارتان را در صبح انجام دهید. مهمترین کارتان را برای آن زمان از روز مشخص کنید. معمولا صبحها بیشترین انرژی را دارید؛ بنابراین بهتر است از عهده کارهایتان برآیید تا زمانی که انرژیتان از دست نرفته. همچنین می توانید حس پیشرفت را برای تمام روز در خود داشته باشید.