نمودار گانت، ابزاری ضروری در مدیریت پروژه
اگر تمایل دارید روند اجرای تمامی فعالیتها و پروژههای کاری خودتان را زیرنظر بگیرید، باید بگوییم وقت آشنایی با نمودار گانت یا گانت چارت (Gantt Chart) فرا رسیده است. این نمودار میلهای ابزاری فوقالعاده برای مدیریت پروژه است. تا پایان این مطلب همراه ما باشید تا به شما بگوییم روش نمودار گانت چیست و چه […]
اگر تمایل دارید روند اجرای تمامی فعالیتها و پروژههای کاری خودتان را زیرنظر بگیرید، باید بگوییم وقت آشنایی با نمودار گانت یا گانت چارت (Gantt Chart) فرا رسیده است. این نمودار میلهای ابزاری فوقالعاده برای مدیریت پروژه است. تا پایان این مطلب همراه ما باشید تا به شما بگوییم روش نمودار گانت چیست و چه کاربردی دارد.
نمودار گانت چیست؟
نمودار گانت (Gantt Chart)، ابزاری برای مدیریت پروژه و نوعی نمودار میلهای است که از وظایف پروژهای که در طول زمان برنامه ریزی شده، یک نمای بصری ارائه میکند. در واقع، این نمودار، تصویری از فعالیتهایی که برای برنامه ریزی، پیگیری و کنترل پروژه به آنها نیاز دارید، در اختیار شما قرار میدهد.
محور عمودی این نمودار، فعالیتها و محور افقی بازه زمانی پروژه را نشان میدهد. وقتی فعالیتها، تاریخ شروع، تاریخ اتمام و وابستگی میان آنها مشخص شد، میلههایی روی نمودار شکل میگیرد که نشان دهنده مدت زمان اجرای پروژه است.
طراحی نمودار گانت و استفاده از آن، یک راه حل مفید برای نشان دادن کارهایی است که قرار است در روزهای خاص انجام شوند. این موضوع به مدیران پروژه و اعضای تیم کمک میکند تا بتوانند تاریخ شروع، تاریخ پایان و نقاط عطف برنامه پروژه را در یک نمودار میلهای ساده مشاهده کنند.
تاریخچه نمودار گانت چیست؟
اولین نمودار گانت، در اواسط دهه ۱۸۹۰ توسط Karol Adamiecki ، مدیر کارخانه فولاد لهستان طراحی شد. حدود ۱۵ سال بعد یک مهندس و مشاور آمریکایی به نام Henry Gantt، نسخه جدیدی از این نمودار را طراحی و ارائه کرد. نسخه جدید به سرعت در میان کشورهای غربی شناخته شد و به محبوبیت رسید.
در ابتدا Gantt Chart با زحمت زیاد و با دست تهیه میشد. از آنجا که تغییرات مداوم، ویژگی اکثر پروژهها است، با هر تغییر کوچک در پروژه، لازم بود نمودار تغییر کند یا مورد بازنگری قرار گیرد. اما امروزه با گسترش استفاده از انواع نرم افزارهای مدیریت پروژه، میتوانید نمودار گانت را به سرعت طراحی کنید، ترسیم کنید، تغییر دهید و به روز رسانی کنید.
کاربرد نمودار گانت چیست؟
همان طور که گفتیم، گانت چارت، معمولا در مدیریت پروژه مورد استفاده قرار میگیرد و از موثرترین روشهای نمایش وظایف و رویدادهای پروژه در طول زمان است.
با یک نگاه به نمودار گانت میتوانید اطلاعات زیر را مشاهده کنید:
- فعالیتهای مختلف پروژه
- تاریخ شروع و پایان هر فعالیت
- زمانی که به هر فعالیت اختصاص داده میشود
- زمانهایی که یکی از فعالیتهای پروژه با سایر فعالیتها همپوشانی دارد
- تاریخ شروع و پایان کل پروژه
ضرورت استفاده از نمودار گانت چیست؟
تا اینجا دانستیم نمودار گانت چیست و چه کاربردی دارد. اما چرا باید از این ابزار استفاده کنیم؟
نمودار گانت به شما کمک میکند تا:
برنامه زمان بندی اولیه پروژه را نمایش دهید:
مشخص کنید چه کسی قرار است در چه زمانی، چه کاری انجام دهد و این کار چه مدت طول میکشد.
منابع انجام هر فعالیت را به درستی اختصاص دهید:
با استفاده از این ابزار متوجه میشوید که چه فعالیتی در چه زمانی به چه منابعی نیاز دارد.
گزارش پیشرفت پروژه را به خوبی ارائه دهید:
با نمودار گانت میتوانید مطمئن باشید که مطابق برنامه پیش میروید.
پروژه را کنترل کرده و با ذینفعان ارتباط برقرار کنید:
گانت چارت، تصویری شفاف به ذینفعان ارائه میدهد. آنها میتوانند مراحل پروژه را ببینند و از رویدادهای مهم آن درک بهتری داشته باشند.
رویدادهای کلیدی را نمایش دهید:
رویدادهای کلیدی با استفاده از علائم مشخص نمایش داده میشوند.
ضعفها و مشکلات را شناسایی کرده و آنها را گزارش کنید:
از آنجا که در این نمودار همه چیز به صورت بصری ارائه میشود، فورا متوجه میشوید که کدام فعالیت در یک تاریخ مشخص انجام نشده یا انجام آن به تاخیر افتاده است. بنابراین میتوانید برای حل مشکلات به سرعت برنامه ریزی کنید.
ترسیم نمودار گانت
برای ترسیم نمودار گانت، یا باید از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید و یا در محیط Excel به رسم آن بپردازید. اما پیش از آن لازم است اطلاعات زیر را جمع آوری کنید:
فهرستی از وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه تهیه کنید.
فعالیتها را به اجزای قابل کنترل تقسیم کنید (ساختار شکست WBS)
تاریخ شروه و پایان هر فعالیت را مشخص کنید.
بر اساس مدت انجام هر فعالیت، یک جدول زمانی ایجاد کنید.
وابستگی میان وظایف را مشخص کنید.
وظایف اعضای تیم را تعیین و تعریف کنید.
نقاط عطف را تعیین کنید.
مسیر بحرانی را مشخص کنید.
حالا که اطلاعات شما آماده است، میتوانید به ترسیم نمودار گانت اقدام کنید.
- ایجاد نمودار گانت در ProjectManager.com
ایجاد نمودار آنلاین در ProjectManager بسیار ساده است. میتوانید لیست وظایف را از فایل CSV و یک قالب نمودار گانت از Microsoft Project دریافت کرده و رسم نمودار را شروع کنید. خواهید دید که میلههای نمودار شما فورا پر میشوند.
- ایجاد نمودار در Excel
الگوی نمودار گانت در مایکروسافت اکسل وجود ندارد، اما با استفاده از قابلیت ترسیم نمودار میلهای میتوانید یک نمودار گانت در محیط اکسل ایجاد کنید.
توجه داشته باشید که ایجاد نمودار گانت با استفاده از اکسل، کمی طولانی و پیچیده است. برای انجام این کار باید به استفاده از قالب بندیهای متعدد و همچنین استفاده از فرمولهای پیچیده مسلط باشید. علاوه بر این، نموداری که به وسیله Excel طراحی و ایجاد میکنید، معایب و نواقصی دارد. از جمله:
این نمودار یک سند ثابت و غیر قابل تغییر است. هر بار که برنامههای پروژه شما نیاز به تغییر دارند، نمودار باید به صورت دستی به روز شود.
هر بار که در سند شما تغییراتی ایجاد میشود، باید فایلهای اکسل را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. این موضوع آشفتگی و سردرگمی اعضای تیم پروژه را به دنبال دارد.
با استفاده از نمودارهای Excel Gantt، نمیتوانید در زمان واقعی با تیم خود همکاری کنید.
با نمودارهایی که در اکسل ایجاد شدهاند، نمیتوانید نقاط عطف را تعیین کنید و مسیرهای مهم را تشخیص دهید.
و در انتها …
در مدیریت پروژه شما دائم بین افراد، وظایف و پروژههای گوناگون فعالیت میکنید. اگر یک لحظه تمرکز خود را از دست بدهید، کل برنامههای شما دچار آشفتگی میشود و این موضوع پیامدهای منفی زیادی به دنبال دارد.
دیدگاهتان را بنویسید